Dobropis: Kdy ho čekat a jak ho využít?

Co je to dobropis?

Když potřebujete snížit částku k zaplacení, přichází na řadu dobropis. Je to takový opravný doklad, který se používá třeba když vrátíte zboží do obchodu nebo dostanete slevu na něco, co jste už koupili. Často si lidé myslí, že dobropis znamená vrácení peněz, ale tak to není. Dobropis jen říká, že se snížila částka, kterou máte zaplatit. Když vám obchodník skutečně vrátí peníze, dostanete úplně jiný papír - potvrzení o vrácení peněz. Na dobropisu najdete běžné věci jako datum, číslo původní faktury, proč se dobropis vystavuje a o kolik se suma snižuje. Pro vlastní klid si schovejte oba papíry - jak dobropis, tak potvrzení o vrácení peněz. Nikdy nevíte, kdy se můžou hodit.

Kdy se dobropis vystavuje?

Když potřebujete snížit částku na již vystavené faktuře, přichází na řadu dobropis. Je to vlastně taková oprava, díky které dodavatel vrací část zaplacených peněz zpátky zákazníkovi. K vystavení dobropisu může dojít z několika důvodů - třeba když zákazník vrátí zboží, dostane dodatečnou slevu, nebo když se při fakturaci vloudila chyba. Je důležité si uvědomit, že samotný dobropis není potvrzením o vrácení peněz - to dokládá buď pokladní doklad, nebo výpis z banky. Dobropis jen upravuje původní fakturu a snižuje částku, kterou má zákazník zaplatit. Každý rozumný prodejce by měl dobropis vystavit hned, jak zjistí, že je k tomu důvod. A pokud jste v roli zákazníka, vždycky si pečlivě zkontrolujte, jestli na dobropisu všechno sedí. Kdyby něco nebylo v pořádku, ozvěte se dodavateli co nejdřív.

Náležitosti dobropisu

Když vystavujete dobropis, je třeba do něj zahrnout všechny důležité údaje, které najdete na běžné faktuře - tedy kdo je dodavatel a odběratel včetně jejich adres, kdy byl dobropis vystaven, IČO a samozřejmě celkovou částku. Musíte tam taky přesně rozepsat, čeho se dobropis týká - jaké zboží nebo službu opravujete a v jakém množství. Nezapomeňte uvést původní fakturu, ke které se dobropis váže - její číslo a kdy byla vystavená. Je taky potřeba jasně napsat, proč dobropis vlastně vystavujete - jestli zákazník vrátil zboží, dostal slevu nebo třeba reklamoval vadu. Na rozdíl od faktury, která potvrzuje prodej, dobropis vlastně říká, že se snižuje částka k zaplacení. Samotný dobropis ale není potvrzení o vrácení peněz - na to potřebujete vystavit samostatný doklad, kde uvedete, jak a kdy budou peníze vráceny, třeba převodem na účet.

Rozdíl mezi dobropisem a fakturou

Faktura a dobropis hrají klíčovou roli v účetnictví každé firmy. Pojďme si vysvětlit, v čem se tyto dokumenty liší. Když prodáváte zboží nebo služby, vystavíte zákazníkovi fakturu. Ta jasně říká, co jste prodali, za kolik a kdy má být zaplaceno.

Dobropis je vlastně takový opak faktury. Používá se třeba když zákazník vrátí zboží, dostane slevu, nebo když potřebujete opravit chybu v původní faktuře. Je to jako když v obchodě dostanete zpět peníze - musí o tom existovat písemný záznam.

Když už zákazník zaplatil a vy mu vracíte peníze, potřebujete k tomu ještě jeden papír - doklad o vrácení peněz. Ten potvrzuje, že jste peníze skutečně vrátili. Nezaměňujte ho ale s dobropisem. Dobropis totiž jen upravuje původní fakturu, není to potvrzení o vrácení peněz. Je to jako když v účetnictví děláte minus k původní faktuře.

Dobropis a DPH

Když potřebujete snížit částku na faktuře, přichází na řadu dobropis. Je to takový opravný doklad, který se používá třeba když vracíte zboží do obchodu, dostanete slevu nebo vám uznají reklamaci. Není to to samé jako když dostanete potvrzení o vrácení peněz - dobropis totiž jen upravuje tu původní fakturu.

U dobropisu je hodně důležité, jak to funguje s DPH. Když jste zaplatili DPH v původní faktuře, musí se to promítnout i do dobropisu. Takže když třeba vrátíte zboží, na které jste dostali slevu, vrátí vám i část DPH. A prodejce pak musí tuhle daň vyřešit s finančákem.

Je fajn vědět, že dobropis a potvrzení o vrácení peněz jsou dva různé papíry. Dobropis mění původní fakturu a řeší DPH, zatímco potvrzení o vrácení peněz je prostě jen důkaz, že vám ty peníze vrátili.

Dobropis, ten malý zázrak papíru, co vrací úsměv na tvář po nechtěném nákupu.

Zdena Procházková

Účtování s dobropisem

Když potřebujete snížit původní cenu za zboží nebo služby, přichází na řadu dobropis. Hodí se třeba při reklamacích, když vracíte zboží, dostanete slevu nebo při opravách. Je fajn vědět, že dobropis není to samé jako doklad o vrácení peněz - tím jen potvrdíte, že jste peníze skutečně dostali zpět. Dobropis prostě upravuje částku, kterou dlužíte.

Funkce	Dobropis	Faktura
Směr finančního toku	Vrácení peněz zákazníkovi	Platba od zákazníka
Typ dokumentu	Potvrzení o vrácení platby	Žádost o platbu

Dobropis vlastně jen mění původní fakturu, není to pokyn k placení. Oproti tomu doklad o vrácení peněz potvrzuje, že peníze skutečně změnily majitele. Pro pořádek v účetnictví potřebujete oba papíry pečlivě uschovat.

Při práci s dobropisem musíte postupovat stejně pečlivě jako u normální faktury. Musí tam být všechno, co vyžaduje zákon pro daňový doklad. Je potřeba si pohlídat, jestli dobropis patří k faktuře, kterou jste dostali, nebo kterou jste poslali někomu jinému. Když vám někdo pošle dobropis, máte míň k placení. Když ho vystavíte vy, někdo vám bude dlužit méně.

Archivace dobropisů

Když přijde na dobropisy, musíme je uchovávat stejně pečlivě jako faktury nebo jiné účetní dokumenty. Délka archivace se může lišit podle konkrétního typu dokladu a platných zákonů. U standardních účetních dokladů platí desetiletá archivační lhůta, ale některé dobropisy, zvláště ty s delší dobou splatnosti, vyžadují ještě delší uchování. Je potřeba si uvědomit, že dobropis není totéž co potvrzení o vrácení peněz - dobropisem se pouze upravuje dlužná částka směrem dolů. Samostatně pak existuje doklad potvrzující skutečné vrácení peněz. Zákon vyžaduje archivaci obou těchto dokumentů po stanovenou dobu. U elektronických dobropisů je klíčové zajistit, aby zůstaly po celou dobu archivace nezměněné a čitelné. Pro bezpečné uchování dobropisů je nejlepší využít speciální archivační software nebo služby profesionálních archivačních firem.

Dobropis v online prostředí

Když dnes nakupujeme na internetu, měli bychom vědět, jak funguje systém vracení zboží a peněz. Představte si situaci - objednáte si něco online, ale pak zjistíte, že vám nevyhovuje. Po vrácení zboží vám prodejce vystaví dobropis, což je vlastně takové písemné uznání, že souhlasí s vrácením peněz. Dobropis ale ještě neznamená, že už máte peníze zpátky na účtu. To poznáte až podle dokladu o vrácení peněz, který dostanete buď od prodejce, nebo své banky ve chvíli, kdy vám peníze skutečně dorazí. Je rozumné si oba papíry schovat - nikdy nevíte, kdy se můžou hodit jako důkaz o celé transakci.

Tipy pro práci s dobropisy

Když vám přijde dobropis, je to vlastně taková oprava faktury, která vám sníží částku k zaplacení. Dostanete ho třeba když reklamujete zboží a prodejce vám dá za pravdu, nebo když něco vracíte zpátky do obchodu či vám byla uznána sleva. U dobropisu je zásadní, že musí být jasně uvedeno, ke které původní faktuře patří - bez toho to prostě nejde. Než ho přijmete, mrkněte se pořádně na všechny údaje, hlavně na tu částku, o kterou se původní faktura snižuje. Co je důležité vědět - samotný dobropis vám ale peníze nevrátí. Na to potřebujete speciální doklad o vrácení platby nebo se s prodejcem domluvit na jiném způsobu vrácení peněz. Takový doklad musí přesně říkat, kdy jste původně platili a jak vám budou peníze vráceny. Pro jistotu si schovejte oboje - dobropis i potvrzení o vrácení peněz. Nikdy nevíte, kdy se můžou hodit.